Mientras saqueaba su sótano en rastreo de adornos navideños, tal vez encontró cajas de documentos del postrer milenio. Y entonces probablemente te hayas preguntado: “¿No podría simplemente tirarlos?”.
Las empresas y los gobiernos suelen tener políticas de retención de documentos. La mayoría de la clan no lo hace.
La prudencia popular sugiere que conservemos documentos importantes durante siete primaveras, por razones que, recordamos vagamente, tienen poco que ver con los impuestos.
Para aquellos de nosotros que tenemos registros en papel que datan de la dependencia Clinton, eso parecería significar que podemos tirarlos a la basura.
¿Pero eso significa todo?
Planteamos esas preguntas a contadores y expertos en impuestos. Esto es lo que nos dijeron.
Comencemos con la afirmación de impuestos, un documento casi universal que cumple con nuestro deber anual para con el Tío Sam.
“El IRS puede auditarlo sin motivo alguno, o con cualquier motivo, durante tres primaveras a partir de la vencimiento en que presentó su afirmación”, dijo Paul Mendelsohn, contador notorio certificado en Livingston, Nueva Pullover.
“El IRS tiene más tiempo”, más allá de los tres primaveras, “si paga tarde, presenta una afirmación enmendada, presenta una afirmación fraudulenta o deja de costado ingresos que son al menos el 25% de lo que reportó”, dijo.
La regla de los siete primaveras existe, en parte, porque el IRS “normalmente tiene hasta seis primaveras para auditar su afirmación si hay un problema importante, como ingresos no declarados”, dijo Mark Gallegos, contador notorio certificado en Chicago. El séptimo año “es sólo un amortiguador”.
Sin bloqueo, hay casos en los que incluso siete primaveras no son suficientes.
Ejemplo: No hay remate de tiempo para perseguir a las personas que presentan una afirmación de impuestos fraudulenta, o no hay ninguna afirmación.
“Si nunca presentaste una afirmación de impuestos, el estatuto nunca comienza, por lo que tendrías que proseguir registros indefinidamente”, dijo Scott Brillhart, contador notorio certificado en Chicago.
En pocas palabras: conserve sus declaraciones de impuestos durante al menos siete primaveras, si no para siempre.
Guarde sus declaraciones de impuestos durante al menos siete primaveras, dicen los expertos en impuestos.
Los documentos que presenta con su afirmación de impuestos o que utiliza para prepararla, incluidos los formularios W-2, 1099, recibos y registros de gastos, “normalmente pueden desecharse posteriormente de siete primaveras”, dijo Gallegos.
De hecho, la mayoría de nosotros no necesitaremos los documentos de respaldo durante más de tres primaveras, dijo Mendelsohn.
Y así, como pequeño, mantenga esos registros “durante tres primaveras a partir de la vencimiento en que presentó su afirmación diferente, o dos primaveras a partir de la vencimiento en que pagó el impuesto, lo que ocurra más tarde”, dijo.
En pocas palabras: mantenga los documentos fiscales de respaldo durante al menos tres primaveras, e idealmente durante siete.
No es difícil guatar una caja con extractos bancarios y de tarjetas de crédito antiguos, recibos de suscripción y otros documentos con gran cantidad de números de instituciones financieras.
Esos “pueden triturarse posteriormente de un año, a menos que los conserve para fines fiscales”, dijo Mendelsohn.
Michelle Crumm, planificadora financiera certificada y experta en impuestos en Ann Arbor, Michigan, aconseja a los clientes que mantengan registros bancarios y de tarjetas de crédito durante siete primaveras completos.
“Conserve una copia digital si le preocupa no retornar a tener ataque”, dijo.
En pocas palabras: conserve los extractos bancarios y de tarjetas de crédito durante al menos un año, y posiblemente durante siete.
Aquí hay una excepción a la regla de los siete primaveras. Piense en ello como siete primaveras más.
Si es propietario de una casa u otro activo de inversión, los documentos correspondientes “deben conservarse mientras sea propietario de la propiedad” o de la inversión “y durante al menos siete primaveras posteriormente de venderla”, dijo Gallegos.
La razón: “Estos registros son secreto para determinar la colchoneta de sus costos, lo que afecta la cantidad de impuestos que podría entramparse cuando vende”, dijo.
La colchoneta del costo es el valía diferente de un activo, calculado a pertenencias fiscales, según el sitio de periodismo financiero Investopedia. Ese valía ayuda a determinar la fruto de caudal, que es la diferencia entre la colchoneta del costo y el valía de mercado flagrante del activo.
“Salvaguarde la escritura de su casa, el título del automóvil, su hipoteca”, o el arrendamiento o préstamo del automóvil, “siempre que sea propietario de la propiedad”, dijo Mendelsohn.
En pocas palabras: mantenga registros de propiedades e inversiones mientras sea propietario de los activos e, idealmente, durante siete primaveras posteriormente de venderlos.
La regla de más de siete primaveras incluso se aplica a estos documentos, dijo Gallegos.
“Conserve los registros de su IRA o 401(k) mientras la cuenta esté activa y durante siete primaveras posteriormente de su falleba”, dijo. “Son importantes para avalar que las distribuciones se informen correctamente”.
Las distribuciones de cuentas de subvención (es sostener, retiros) se incluyen en su afirmación de impuestos. Algunos pagan impuestos; algunos no lo son. De cualquier guisa, querrás conservar los registros.
En pocas palabras: mantenga registros de la cuenta de subvención mientras la cuenta esté abierta y durante siete primaveras posteriormente de su falleba.
Conserve su maleable de Seguro Social para siempre, aconsejan los expertos en impuestos.
Crumm, la experta en impuestos de Michigan, enumera varios tipos de registros que sus clientes nunca deberían desechar. Entre ellos: papeles de asimilación, actas de origen, actas de defunción, sentencias de divorcio, demandas, actas de alianza, diplomas y expedientes académicos, registros de sanidad y vacunas, y tarjetas de Seguro Social.
Si tiene registros de impuestos sobre sucesiones o donaciones, dice Gallegos, debe conservarlos para siempre.
Algunos registros son redundantes. Cuando recibe una nueva evaluación del impuesto a la propiedad, probablemente sea seguro desechar la precursor, dijo Crumm.
Otros documentos que puede destruir de forma segura cuando obtenga uno nuevo: informes de crédito, extractos de la Seguridad Social y registros de vehículos.
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Si tiene un documento antiguo que no se menciona anteriormente, dijo Mendelsohn, probablemente esté seguro siguiendo la regla de los siete primaveras.
Hay excepciones. Si es propietario de un negocio, no presentó una afirmación de impuestos o lo demandan, es posible que desee conservar hasta el postrer fragmento de papel asociado.
De lo contrario, probablemente pueda desaparecer.
Este artículo apareció originalmente en USA TODAY: Documentos 'para siempre': estos son los registros que nunca debes desechar
